Het contract met de syndicus: waar op letten?

Of uw gebouw nu wordt beheerd door een professioneel kantoor of door een geëngageerde mede-eigenaar die dit als vrijwilliger doet: een schriftelijke overeenkomst is geen keuze, maar een wettelijke verplichting. Volgens het Burgerlijk Wetboek (artikel 3.89, § 1) moet de relatie tussen de syndicus en de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) altijd worden vastgelegd in een schriftelijk contract.

Dit document is de “handleiding” van de samenwerking en voorkomt onaangename verrassingen of discussies achteraf over taken en kosten.

Wat moet er verplicht in het contract staan?

De wetgever stelt strikte eisen aan de inhoud van de overeenkomst. Een geldig contract moet minstens de volgende onderdelen bevatten:

De lijst van forfaitaire prestaties: Dit zijn de taken die inbegrepen zijn in de basisvergoeding (bijv. de jaarlijkse Algemene Vergadering, de boekhouding en het dagelijks beheer).
De lijst van aanvullende prestaties: Dit zijn extra taken die apart gefactureerd mogen worden (bijv. het opvolgen van grote renovatiewerken of het organiseren van een Bijzondere AV).
De vergoedingen: Voor elke taak moet duidelijk vermeld staan welk bedrag eraan gekoppeld is. Let op: voor prestaties die niet in de lijst staan, mag de syndicus geen vergoeding vragen, tenzij de Algemene Vergadering hier specifiek over beslist.
De duur van het mandaat: Een syndicus wordt aangesteld voor maximaal drie jaar. Het mandaat kan weliswaar onbeperkt verlengd worden, maar de jaarlijkse of driejaarlijkse hernieuwing vereist telkens een expliciete beslissing van de Algemene Vergadering.

De VME als consument: Nieuwe regels sinds 2024

Een cruciale wijziging voor contracten is de nieuwe consumentenbescherming voor VME’s die sinds februari 2024 van kracht is.

Indien minstens 75% van de aandelen in uw gebouw verbonden zijn aan kavels met een niet-professionele bestemming (wonen), wordt de VME beschouwd als een consument. Dit heeft grote gevolgen voor de opzegging van het contract:

Indien een contract stilzwijgend wordt verlengd, kan de VME dit voortaan op elk moment opzeggen met een termijn van maximaal twee maanden, zonder dat er een schadevergoeding verschuldigd is.
De VME is beter beschermd tegen “onbillijke bedingen” (onredelijke kleine lettertjes) in het contract van de syndicus.

Bijzondere aandacht voor de vrijwillige syndicus

Wanneer u als mede-eigenaar de taak op zich neemt, gelden dezelfde contractuele regels. Hoewel de functie vaak gratis (onbezoldigd) wordt uitgevoerd, is het verstandig om in de overeenkomst vast te leggen dat de VME de werkelijke onkosten (zoals postzegels, inktcartridges of verplaatsingen) vergoedt.

Indien u wél een vergoeding krijgt voor uw tijd, houd dan rekening met de fiscale grenzen. Voor het inkomstenjaar 2026 gelden voor “gewone” vrijwilligers de volgende plafonds voor onbelaste vergoedingen: € 44,02 per dag en € 1.760,83 per jaar. Zodra u meer verdient, kan het zijn dat u als zelfstandige moet worden beschouwd en sociale bijdragen verschuldigd bent.

Veelgestelde vragen (Q&A)

Kan een mandaat stilzwijgend worden verlengd? Nee. De wet verbiedt de stilzwijgende verlenging van de benoeming van de syndicus. De Algemene Vergadering moet voor het einde van het mandaat expliciet stemmen over de hernieuwing. Gebeurt dit niet, dan heeft het gebouw wettelijk gezien geen syndicus meer.

Mag de syndicus extra kosten rekenen voor het doorsturen van notulen? Alleen als dit expliciet als een “aanvullende prestatie” met een bijbehorend tarief in het contract staat. Is dit niet het geval, dan wordt deze taak geacht inbegrepen te zijn in het algemene beheer.

Wat als we de syndicus direct willen ontslaan? De Algemene Vergadering kan de syndicus op elk moment ontslaan met een gewone meerderheid (50% + 1). Indien het ontslag echter “willekeurig” gebeurt (zonder zware fout en zonder respect voor de opzegtermijn in het contract), kan de syndicus een schadevergoeding eisen, tenzij de VME-consumentenregels een kortere termijn toelaten.

Moet ik als vrijwilliger ook mijn ondernemingsnummer in het contract zetten? U zet het ondernemingsnummer van de VME in het contract. Uw eigen identiteit als syndicus moet wel geregistreerd zijn in de KBO, maar een contract wordt afgesloten tussen de “Rechtspersoon VME” en u als “Natuurlijk persoon”.

Blijft een oud contract geldig na de nieuwe wet van 2024? Ja, maar de nieuwe beschermingsregels (zoals de opzegtermijn van 2 maanden na verlenging) gelden ook voor lopende contracten die vóór de wetswijziging zijn afgesloten.