De taak van een syndicus — wat komt er eigenlijk bij kijken?
Als u overweegt het beheer van uw appartementsgebouw zelf in handen te nemen, is het belangrijk te weten wat een syndicus precies doet. De wet legt een aantal verplichte taken op, maar in de praktijk draait het beheer van een VME om veel meer dan alleen administratie.
De wettelijke basis
Een VME — Vereniging van Mede-Eigenaars — is verplicht een syndicus aan te stellen. Dat hoeft geen professioneel kantoor te zijn. Elke mede-eigenaar kan die rol op zich nemen, zolang hij of zij door de algemene vergadering wordt aangesteld en de wettelijke verplichtingen nakomt.
Administratief beheer
De syndicus houdt de lijst van eigenaars bij, bewaart alle documenten van het gebouw en zorgt dat de beslissingen van de algemene vergadering worden uitgevoerd. Hij is het aanspreekpunt voor eigenaars, leveranciers en overheden.
Financieel beheer
De syndicus beheert de gemeenschappelijke rekening, int de bijdragen van de eigenaars op basis van hun quotiteiten en legt jaarlijks een financiële afrekening voor aan de algemene vergadering. Hij beheert ook het verplichte reservefonds.
De algemene vergadering
Minstens één keer per jaar organiseert de syndicus een algemene vergadering. Hij stelt de agenda op, verstuurt de uitnodigingen tijdig, zorgt voor de volmachten en stelt het officiële verslag op dat wettelijk verplicht is.
Onderhoud en leveranciers
De syndicus volgt het onderhoud van de gemeenschappelijke delen op, vraagt offertes aan, sluit contracten af met leveranciers en bewaakt de uitvoering van werken.
Juridische verplichtingen
De syndicus vertegenwoordigt de VME in juridische aangelegenheden, zorgt dat de verplichte verzekeringen afgesloten zijn en meldt ingrijpende beslissingen aan de bevoegde instanties waar nodig.
Vrijwillig syndicus — haalbaar?
Voor kleine gebouwen tot twintig appartementen is zelf syndicus zijn absoluut haalbaar. De taken zijn beheerbaar, de kosten zijn beperkt en u heeft de volledige controle over uw gebouw. Het vraagt wel organisatie, een minimum aan administratieve discipline en de juiste tools.
Property Manager is ontwikkeld voor precies deze situatie — een platform dat alle verplichte taken ondersteunt, zonder technische kennis of dure software.