De financiele taken van de syndicus

Naast het organiseren van vergaderingen en het regelen van herstellingen, draagt de syndicus een grote verantwoordelijkheid voor de “schatkist” en de juridische bescherming van het gebouw. Als de wettelijke vertegenwoordiger van de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) bent u de enige die namens het gebouw financiële en juridische stappen mag ondernemen.

Voor de vrijwillige syndicus zijn dit vaak de meest uitdagende taken, maar met een gestructureerde aanpak en de juiste tools is dit perfect beheersbaar.

1. Financieel beheer: De bankrekeningen van het gebouw

Een van de belangrijkste regels is dat het geld van de mede-eigenaars nooit op de persoonlijke rekening van de syndicus mag staan. De syndicus moet verplicht afzonderlijke bankrekeningen openen op naam van de VME.

Wettelijk moeten er minstens twee rekeningen zijn:

De rekening voor het werkkapitaal: Dit is de “zichtrekening” van het gebouw. Hiermee betaalt u de dagelijkse facturen (elektriciteit, poetsdienst, kleine klusjes) en int u de periodieke voorschotten van de eigenaars.
De rekening voor het reservekapitaal: Dit is de “spaarrekening”. Hierop wordt geld opzijgezet voor grote, toekomstige uitgaven zoals een liftvervanging of gevelrenovatie. Sinds 2019 is het verplicht om jaarlijks minstens 5% van de werkingskosten in dit fonds te storten.

2. De boekhouding: Eenvoudig of dubbel?

De wetgever maakt een onderscheid in de complexiteit van de boekhouding op basis van de grootte van het gebouw:

Minder dan 20 hoofdkavels: Hier volstaat een vereenvoudigde boekhouding. U houdt een inkoopdagboek (facturen) en een financieel dagboek (bankuittreksels) bij. Dit is vergelijkbaar met een kasboek.
20 hoofdkavels of meer: In grote gebouwen is een dubbele boekhouding volgens een genormaliseerd rekeningenstelsel verplicht, vergelijkbaar met de boekhouding van een vennootschap.

Let op: bij het tellen van de 20 kavels worden kelders en garages niet meegeteld.

3. Juridisch beheer en wanbetalers

Als syndicus bent u het “gezicht” van de VME voor de rechtbank. Dit houdt in:

Vertegenwoordiging in rechte: Of de VME nu een aannemer dagvaardt wegens slecht werk, of zelf gedagvaard wordt door een buurman, u treedt op als de officiële woordvoerder.
Invorderen van achterstallen: Wanneer een mede-eigenaar zijn bijdragen niet betaalt, moet u actie ondernemen. Sinds de wet van 2018 kan de syndicus vaak zelfstandig een procedure starten tegen wanbetalers om de financiële gezondheid van het gebouw te beschermen.
Handhaving van de statuten: U ziet erop toe dat iedereen de regels uit de basisakte en het Reglement van Interne Orde naleeft.

Veelgestelde vragen (Q&A)

Mag de syndicus de bankrekening van zijn eigen onderneming gebruiken? Nee, dat is strikt verboden. Alle gelden van de VME moeten op een rekening staan die exclusief op naam van de VME staat om vermenging van vermogens te voorkomen.

Wat als een eigenaar weigert te betalen voor een goedgekeurde herstelling? Zodra de Algemene Vergadering een beslissing heeft genomen en de termijn om deze aan te vechten (4 maanden) is verstreken, is de beslissing bindend. De syndicus kan de wanbetaler formeel in gebreke stellen en indien nodig via de vrederechter tot betaling dwingen.

Ben ik persoonlijk aansprakelijk voor financiële tekorten? U bent als syndicus als enige aansprakelijk voor uw eigen beheer. Als u echter te goeder trouw handelt en de wettelijke regels volgt, bent u beschermd. Het is wel verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering te hebben. Voor een onbezoldigde vrijwillige syndicus moet de VME de kosten van deze verzekering dragen.

Hoe lang moeten we de boekhoudkundige documenten bewaren? U moet alle facturen, bankuittreksels en contracten gedurende zeven jaar bewaren, te rekenen vanaf de eerste januari na de afsluiting van het boekjaar. Documenten met betrekking tot bouw- of renovatiewerken bewaart u best tien jaar in verband met de tienjarige aansprakelijkheid van aannemers.

Kan ik een externe boekhouder inschakelen voor de VME? Ja. De syndicus mag zich voor de uitvoering van de boekhouding laten bijstaan door een deskundige, maar u blijft als syndicus wel de eindverantwoordelijke tegenover de mede-eigenaars.