De Algemene Vergadering
Koers van de toekomst.
De Algemene Vergadering (AV) is het kloppende hart en de “wetgevende macht” van uw appartementsgebouw. Het is het moment waarop alle mede-eigenaars samenkomen om de koers voor het komende jaar te bepalen. Van het goedkeuren van de rekeningen tot het beslissen over een ingrijpende dakrenovatie: alles gebeurt hier.
Voor een mede-eigenaar die zelf het beheer doet, is een vlekkeloze organisatie van de AV cruciaal. Een procedurefout kan er namelijk voor zorgen dat beslissingen achteraf door een rechter nietig worden verklaard.
Stap 1: De voorbereiding en de agenda
Elke VME heeft een wettelijke “15-daagse periode” (vastgelegd in het Reglement van Interne Orde) waarin de jaarlijkse vergadering moet plaatsvinden. De syndicus bereidt de agenda voor.
Mede-eigenaars hebben het recht om zelf punten op de agenda te laten zetten. Dit moeten zij schriftelijk doen, minstens drie weken vóór de bewuste 15-daagse periode begint. De agenda moet verplicht de volgende punten bevatten:
- Bespreking en goedkeuring van de jaarrekening.
- Vaststelling van de begroting voor het nieuwe boekjaar.
- (Her)benoeming van de syndicus en de commissaris van de rekeningen.
Stap 2: De bijeenroeping
De syndicus verstuurt de uitnodigingen. Dit gebeurt officieel via een aangetekende brief, tenzij een mede-eigenaar schriftelijk en individueel heeft ingestemd met een digitale uitnodiging via e-mail.
De uitnodiging moet de volledige agenda bevatten, inclusief de documenten die nodig zijn om te kunnen oordelen (zoals offertes of de jaarrekening). Er moet een termijn van minstens 15 dagen zitten tussen de verzending van de brief en de dag van de vergadering.
Stap 3: Quorum en volmachten
Een vergadering kan niet zomaar beslissen. Er moet een aanwezigheidsquorum zijn:
- Minstens de helft van de eigenaars moet aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
- Zij moeten samen minstens de helft van de aandelen (quotiteiten) in het gebouw bezitten.
Kunt u niet aanwezig zijn? Dan kunt u een volmacht geven aan iemand anders. Let op: de syndicus mag zelf nooit een volmacht uitoefenen.
Stap 4: Het verloop van de vergadering
De vergadering wordt niet geleid door de syndicus, maar door een voorzitter (een mede-eigenaar die aan het begin van de zitting wordt gekozen). De syndicus treedt meestal op als secretaris en stelt de notulen op.
Tijdens de vergadering wordt elk agendapunt besproken en wordt er gestemd. Afhankelijk van de impact van een beslissing, is een andere meerderheid nodig (bijv. 50%+1 voor dagelijks beheer, 2/3 voor werken aan gemene delen of 4/5 voor statutenwijzigingen).
Stap 5: De notulen
De syndicus moet de notulen (het verslag) opstellen tijdens de vergadering. Aan het einde van de zit worden deze ondertekend door de voorzitter, de secretaris en alle nog aanwezige mede-eigenaars of hun lasthebbers.
Binnen de 30 dagen na de vergadering moet de syndicus de notulen versturen naar alle mede-eigenaars, zodat ook de afwezigen op de hoogte zijn van de genomen besluiten.
Veelgestelde vragen (Q&A)
Mag de syndicus de vergadering voorzitten? Nee. De wet verbiedt de syndicus om de vergadering voor te zitten om de onpartijdigheid te waarborgen. Er moet aan het begin van elke AV een voorzitter uit de aanwezige mede-eigenaars worden gekozen.
Wat als het quorum niet wordt gehaald? Indien er te weinig volk is, kan de vergadering niet rechtsgeldig stemmen. Er moet dan een tweede vergadering worden georganiseerd (minstens 15 dagen later). Tijdens die tweede vergadering kan er wél geldig beslist worden, ongeacht het aantal aanwezigen of aandelen.
Kunnen we ook digitaal vergaderen? Ja. De wet laat hybride vergaderingen (deels fysiek, deels via video) of volledig digitale vergaderingen toe, mits dit is voorzien in de bijeenroeping en de nodige tools voor een correcte stemming aanwezig zijn.
Hoe lang heb ik de tijd om een beslissing aan te vechten? Indien u vindt dat een beslissing onrechtmatig of onregelmatig is, kunt u naar de vrederechter stappen. Dit moet gebeuren binnen een termijn van 4 maanden na de datum van de Algemene Vergadering.
Mag een huurder aanwezig zijn? Huurders hebben het recht om de vergadering bij te wonen voor de punten die gaan over de gemeenschappelijke delen waar zij ook voor moeten betalen of die hun genot beïnvloeden. Zij hebben echter geen stemrecht, tenzij zij een volmacht hebben van hun verhuurder.