De Bijzondere Algemene Vergadering.

Wettelijke bepaling BAV

Hoewel de wet voorschrijft dat mede-eigenaars minstens één keer per jaar samenkomen tijdens de gewone Algemene Vergadering, is het leven in een gebouw niet altijd zo voorspelbaar. Soms doen zich situaties voor die niet kunnen wachten op de jaarlijkse afspraak. In dat geval biedt de Bijzondere Algemene Vergadering (BAV) — ook wel de Buitengewone Algemene Vergadering genoemd — de juridische oplossing om tussentijds knopen door te hakken.

Wanneer is een BAV nodig?

Een BAV wordt bijeengeroepen voor dringende beslissingen of voor zaken die niet op de agenda van de gewone vergadering stonden, maar die wel onmiddellijke actie vereisen. Denk hierbij aan:

Dringende herstellingen: Een plotseling defect aan de centrale verwarming of een ernstige lekkage aan het dak waarvoor een grote investering nodig is.
Ontslag of aanstelling van de syndicus: Als de samenwerking met de huidige beheerder onhoudbaar is geworden of als de syndicus plotseling overlijdt of zijn activiteiten stopt.
Juridische termijnen: Wanneer er voor een bepaalde renovatie of subsidie een strikte deadline geldt die voor de volgende jaarvergadering verstrijkt.
Wijziging van de statuten: Een beslissing waarvoor een authentieke akte bij de notaris vereist is en die niet kan wachten.

Wie mag de vergadering bijeenroepen?

De wet legt de regie voor het bijeenroepen van een BAV bij twee partijen:

De Syndicus: De beheerder kan op eigen initiatief een BAV organiseren wanneer hij dit in het belang van de VME noodzakelijk acht.
De Mede-eigenaars: Als u als eigenaar vindt dat er een vergadering moet komen, kunt u dit niet alleen beslissen. U moet een groep mede-eigenaars verzamelen die samen minstens één vijfde (20%) van de totale aandelen (quotiteiten) in de gemene delen bezitten.

De procedure: stap voor stap

Wanneer een groep eigenaars met 20% van de aandelen een BAV wenst, sturen zij een aangetekend verzoek naar de syndicus met de vermelding van de gewenste agendapunten.

Vanaf dat moment heeft de syndicus een termijn van 30 dagen om de uitnodigingen voor de vergadering te versturen. Indien de syndicus nalaat dit te doen of onrechtmatig weigert, mogen de mede-eigenaars die het verzoek ondertekenden zelf de vergadering bijeenroepen.

Spelregels en quora

Voor een Bijzondere Algemene Vergadering gelden exact dezelfde regels als voor de gewone jaarvergadering:

De uitnodiging moet minstens 15 dagen vooraf verstuurd worden.
Er geldt een aanwezigheidsquorum: meer dan de helft van de eigenaars moet aanwezig of vertegenwoordigd zijn, en zij moeten samen minstens de helft van de aandelen bezitten.
Indien dit quorum niet wordt gehaald, moet er een tweede vergadering worden georganiseerd (minstens 15 dagen later), die ongeacht het aantal aanwezigen rechtsgeldig kan beslissen.

Veelgestelde vragen (Q&A)

Zijn de kosten voor een BAV voor de VME of voor de aanvragers? Wanneer de syndicus de vergadering bijeenroept op verzoek van 20% van de mede-eigenaars, worden de kosten (zoals zaalhuur of administratie) gedragen door de VME. Het is immers een officieel orgaan dat handelt in het algemeen belang.

Kan de syndicus een verzoek om een BAV weigeren? Als de aanvragers aan de 20%-grens voldoen en de punten op de agenda vallen onder de bevoegdheid van de mede-eigendom, mag de syndicus niet weigeren. Doet hij dit toch, dan kunnen de eigenaars zelf de uitnodiging versturen of naar de rechter stappen.

Mogen er op een BAV ook andere punten besproken worden dan die op de agenda? Nee. Net als bij de gewone AV mag er alleen geldig gestemd worden over punten die expliciet in de uitnodiging en op de agenda vermeld stonden. Dit is om de belangen van de afwezige eigenaars te beschermen.

Kan een BAV ook digitaal plaatsvinden? Ja. Sinds de wetswijzigingen rond digitalisering is het toegestaan om een BAV volledig digitaal of hybride te organiseren, mits dit in de uitnodiging is voorzien en de identiteit van de deelnemers gecontroleerd kan worden.

Hoe vaak per jaar mag een BAV georganiseerd worden? Er is geen wettelijke limiet. Zolang er een noodzaak is en de procedure (bijv. de 20%-regel) wordt gevolgd, kan er meerdere keren per jaar een bijzondere vergadering plaatsvinden.