De Commissaris van de Rekeningen
Financiële controle
Waar de syndicus de motor is die het gebouw doet draaien, is de commissaris van de rekeningen de onafhankelijke controleur die onder de motorkap kijkt. Het beheer van een VME draait immers om grote sommen geld: uw bijdragen. Om ervoor te zorgen dat elke euro correct wordt uitgegeven en geboekt, heeft de wetgever dit orgaan verplicht gesteld.
Voor u als mede-eigenaar is de commissaris uw belangrijkste garantie op een eerlijke en transparante afrekening.
Is een commissaris altijd verplicht?
Ja. In tegenstelling tot de Raad van Mede-Eigendom (die pas verplicht is vanaf 20 kavels), moet elke VME, hoe klein ook, jaarlijks verplicht een commissaris van de rekeningen aanstellen. De wet maakt hierop geen enkele uitzondering. Zelfs een gebouw met slechts twee appartementen moet iemand aanduiden die de boekhouding van de syndicus controleert.
Wie kan commissaris worden?
De Algemene Vergadering kiest de commissaris met een gewone meerderheid (50% + 1). Er zijn twee smaken:
- De vrijwillige commissaris: Een mede-eigenaar die over een gezonde dosis cijfermatig inzicht beschikt. Dit is de meest voorkomende keuze in kleinere gebouwen.
- De professionele commissaris: Een externe accountant of bedrijfsrevisor. Dit wordt sterk aangeraden bij grote VME’s (>20 kavels) waar een dubbele boekhouding verplicht is en de materie complexer wordt.
Belangrijk: De commissaris mag nooit de syndicus zelf zijn, noch een familielid of nauwe zakenpartner van de syndicus, om de onpartijdigheid te waarborgen.
Wat zijn de taken van de commissaris?
De opdracht is strikt controlerend, niet uitvoerend. De commissaris gaat na of:
- De facturen die de syndicus betaalt, ook echt bestemd waren voor het gebouw.
- De verdeling van de kosten correct is gebeurd volgens de quotiteiten in de basisakte.
- De bankrekening van de VME klopt met de cijfers in de boekhouding.
- Het reservekapitaal correct is aangelegd volgens de wettelijke 5%-regel.
De commissaris heeft een ruim inzagerecht: de syndicus mag geen enkel financieel document weigeren te tonen.
Het commissarisverslag
Het hoogtepunt van het werk is het schriftelijke verslag dat de commissaris presenteert op de jaarlijkse Algemene Vergadering. In dit verslag adviseert de commissaris de eigenaars of zij de rekeningen van het afgelopen jaar kunnen goedkeuren en of de syndicus “kwijting” (ontlasting van aansprakelijkheid voor het financieel beheer) kan krijgen.
Veelgestelde vragen (Q&A)
Krijgt een commissaris van de rekeningen een loon? Meestal is dit een onbezoldigde functie voor mede-eigenaars. De Algemene Vergadering kan echter beslissen om een kleine forfaitaire vergoeding toe te kennen. Als u een professional inschakelt, betaalt de VME uiteraard diens ereloon.
Is de commissaris aansprakelijk als hij een fout niet ziet? Ja, de commissaris kan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor schade die voortvloeit uit een gebrekkige controle (bijvoorbeeld het niet opmerken van fraude). Daarom is het essentieel dat de VME een aansprakelijkheidsverzekering afsluit voor de commissaris. De kosten hiervan worden doorgaans door het gebouw gedragen.
Hoe vaak moet de controle gebeuren? De wet legt geen frequentie op, maar meestal gebeurt de controle één keer per jaar, vlak voordat de uitnodigingen voor de Algemene Vergadering de deur uitgaan. In complexe gebouwen kan de commissaris beslissen om elk kwartaal een tussentijdse check te doen.
Wat als niemand in het gebouw commissaris wil worden? Indien de Algemene Vergadering niemand vindt, kan elke mede-eigenaar aan de rechter vragen om een commissaris aan te stellen op kosten van de VME.
Beslist de commissaris of een uitgave “nuttig” was? Nee. De commissaris controleert enkel de rechtmatigheid (is er een factuur? klopt het bedrag?). De discussie of de inkomhal wel in het paars geschilderd had moeten worden, is een zaak voor de Algemene Vergadering, niet voor de commissaris.