Property Manager: alle functies voor uw VME in 2026

Als vrijwillige syndicus draagt u een grote verantwoordelijkheid — en dat naast uw gewone leven. Facturen verwerken, vergaderingen organiseren, mede-eigenaars informeren, betalingen opvolgen… de lijst is lang. Property Manager neemt u dat papierwerk uit handen.

Property Manager is volledig afgestemd op de mede-eigendom wetgeving 2026 in België — inclusief de recente wijzigingen voor de vrijwillige syndicus.

Geen ingewikkelde software, geen dikke handleiding. Gewoon inloggen en aan de slag — vanaf de eerste dag. Hieronder vindt u een overzicht van alle functies die Property Manager biedt voor een professioneel en wettelijk correct beheer van uw VME.

1. Transparante boekhouding

Boekhouding is voor veel vrijwillige syndici het grootste struikelblok. Toch is het wettelijk verplicht: elke VME moet een overzichtelijke financiële administratie bijhouden. Property Manager maakt dat eenvoudig — ook zonder boekhoudkundige kennis.

U registreert inkomsten en uitgaven in een digitaal financieel dagboek. Het systeem verdeelt de kosten automatisch op basis van de quotiteiten van elke eigenaar. Elke mede-eigenaar heeft toegang tot zijn persoonlijk saldo en ziet precies waar zijn bijdragen naartoe gaan. Geen discussies meer over “hoeveel moet ik betalen?” — het antwoord staat altijd klaar.

Wat u concreet kunt doen:

• Inkomsten en uitgaven registreren in enkele klikken
• Kosten automatisch verdelen op basis van quotiteiten
• Persoonlijke balans per eigenaar raadplegen
• Openstaande en betaalde opvragingen opvolgen

Goed om te weten: de boekhouding van Property Manager is afgestemd op de vereisten van de Belgische wet op de mede-eigendom. U hoeft zich geen zorgen te maken over de wettelijke conformiteit — dat regelt het systeem voor u.

2. Algemene vergaderingen van A tot Z

De jaarlijkse Algemene Vergadering organiseren is een van de zwaarste taken van de syndicus. Van de uitnodiging tot het officiële verslag — elk detail moet kloppen. Een fout in de procedure kan beslissingen ongeldig maken.

Met Property Manager doorloopt u het volledige vergaderingsproces stap voor stap. Het systeem genereert automatisch alle nodige documenten als professionele PDF in uw huisstijl. U hoeft nooit meer te zoeken naar een sjabloon of te rekenen hoeveel stemmen een beslissing nodig heeft.

Wat u concreet kunt doen:

• Uitnodiging met agendapunten automatisch genereren als PDF
• Volmachtformulier automatisch bijvoegen
• Digitale aanwezigheidslijst bijhouden
• Vergaderingsverslag met stemresultaten automatisch opmaken
• Meerderheden automatisch berekenen conform de Belgische wetgeving

Wist u dat? Property Manager berekent automatisch welke meerderheid vereist is per agendapunt — gewone meerderheid, 3/4, 4/5 of unanimiteit. Geen rekenfouten meer, geen betwistingen achteraf.

Meer weten over de wettelijke verplichtingen van de syndicus? Bekijk onze kennisbank over de taken van de syndicus

3. Betalingsopvragingen zonder rekenwerk

Werkkapitaal opvragen bij de mede-eigenaars is een terugkerende taak. Elk kwartaal of halfjaar moet u het juiste bedrag bij de juiste persoon opvragen — op basis van de aandelen van elke eigenaar.

Property Manager neemt dat rekenwerk volledig over. U geeft het totale bedrag in, het systeem verdeelt automatisch per eigenaar en genereert een professionele PDF-betalingsuitnodiging. U houdt in één oogopslag bij wie betaald heeft en wie nog niet.

Wat u concreet kunt doen:

• Totaalbedrag ingeven — verdeling gebeurt automatisch
• PDF betalingsuitnodiging per eigenaar genereren
• Openstaande en betaalde opvragingen opvolgen
• Gekoppeld aan de financiële balans

4. Communicatie per onderwerp

E-mails naar alle mede-eigenaars sturen, antwoorden bijhouden, vragen beantwoorden… communicatie is tijdrovend en leidt snel tot verwarring. Wie heeft wat gevraagd? Wat was het antwoord?

Property Manager biedt een digitaal communicatieplatform waar elk gesprek gelinkt is aan een specifiek onderwerp. Zo vindt u alles terug — ook maanden later. Mede-eigenaars ontvangen een melding bij nieuwe berichten en kunnen rechtstreeks reageren via het platform. Geen rommelige e-mailthread meer.

Wat u concreet kunt doen:

• Aankondigingen en mededelingen publiceren per onderwerp
• Mede-eigenaars reageren rechtstreeks op het platform
• Contactformulier voor vragen aan de syndicus
• Meldingen bij nieuwe berichten

5. Leveranciersbeheer

Een gebouw heeft regelmatig te maken met leveranciers en aannemers: de liftonderhoudsfirma, de schoonmaakdienst, de tuinaannemer… Al die contacten bijhouden in een apart adresboek of in uw mailbox is onoverzichtelijk.

Property Manager biedt een centraal leveranciersregister waar u alle contacten van uw gebouw beheert. Zo heeft u altijd de juiste informatie bij de hand — ook als u ooit het beheer overdraagt aan een opvolger.

Wat u concreet kunt doen:

• Leveranciers en aannemers registreren per categorie
• Contactgegevens centraal bijhouden
• Eenvoudig raadpleegbaar voor alle beheerders

6. Onderhoudsagenda

Een goed onderhouden gebouw begint bij een goede planning. Wanneer is de lift voor het laatst gecontroleerd? Wanneer vervalt het onderhoudscontract van de cv-ketel? Wanneer moet de brandblusser worden nagekeken?

De onderhoudsagenda van Property Manager geeft u een overzicht van alle geplande en uitgevoerde onderhoudstaken. U krijgt een herinnering wanneer een taak nadert — zodat niets meer over het hoofd wordt gezien. Dat is niet alleen handig, het beperkt ook de aansprakelijkheid van de syndicus.

Wat u concreet kunt doen:

• Onderhoudstaken plannen per installatie of ruimte
• Uitgevoerde taken registreren met datum en leverancier
• Herinneringen instellen voor terugkerende taken
• Volledig onderhoudshistoriek bijhouden

7. Beveiliging en toegangsbeheer

Elk gebouw heeft zijn eigen beveiligde omgeving binnen Property Manager. Mede-eigenaars zien alleen wat voor hen bestemd is — hun eigen saldo, de vergaderverslagen en aankondigingen. De syndicus heeft toegang tot het volledige beheer.

U hoeft zich geen zorgen te maken over privacy of GDPR: elke gebruiker logt in met een unieke code en heeft enkel toegang tot de gegevens van zijn gebouw. Veilig, overzichtelijk en volledig conform de privacywetgeving.

Wat u concreet kunt doen:

• Unieke toegangscode per gebouw instellen
• Aparte login voor syndicus en mede-eigenaars
• Automatisch uitloggen bij codewijziging
• Geen externe branding zichtbaar in het platform

Waarom kiezen vrijwillige Syndici voor Property Manager?

Property Manager is speciaal gebouwd voor de vrijwillige syndicus in België. Niet te groot, niet te complex — maar wel volledig en wettelijk correct. Dit zijn de belangrijkste redenen waarom steeds meer VME’s kiezen voor Property Manager:

Eenvoudig vanaf dag één: geen IT-kennis nodig. U bent operationeel van zodra u inlogt — geen installatie vereist.

Altijd bereikbaar: 24/7 toegang via smartphone, tablet of computer — waar u ook bent.

Conform Belgische wetgeving: meerderheden, verslagen en boekhouding conform de wet op de mede-eigendom.

Professionele uitstraling: alle documenten worden gegenereerd als PDF in uw eigen huisstijl — klaar om te versturen.

Transparantie voor iedereen: elke mede-eigenaar ziet zijn eigen financiële situatie in real time — geen discussies meer.

20 tot 30% goedkoper dan de markt: zonder opstartkosten, jaarlijks opzegbaar.

Klaar om te starten?

Ontdek in enkele minuten wat Property Manager voor uw gebouw kan betekenen. Bereken vrijblijvend uw prijs en ontvang een overzicht in uw mailbox.